Abbau von Dokumentations- und Archivierungspflichten in Unternehmen

DMZ - GESETZ / RECHT ¦

Der Bundesrat hat am 27. September den Bericht «Abbau von Regulierungskosten. Lockerung von Dokumentations- und Archivierungsvorschriften» verabschiedet. Neben den laufenden Bemühungen des Bundes zum Abbau von Doppelspurigkeiten bei der Dokumentation und Archivierung präsentiert der Bundesrat in seinem Bericht bei 29 Vorschriften mögliche Lockerungen und Vereinfachungen zur administrativen Entlastung der Unternehmen.

Dokumentations- und Archivierungspflichten stellen für die Unternehmen eine Belastung dar. Der Bundesrat ist bemüht, diese Pflichten auf ein Minimum zu reduzieren. Er hat deshalb in den vergangenen Jahren verschiedene Massnahmen zur Reduktion der Kosten für die Unternehmen getroffen. Gerade der Trend hin zu einer IT-gestützten Unternehmensverwaltung hat eine deutliche Reduktion der Dokumentations- und Archivierungskosten zur Folge. Der Gesetzgeber hat dieser Entwicklung Rechnung getragen. So ist gemäss der Geschäftsbücherverordnung die elektronische Archivierung der Geschäftsbücher zulässig. Und auch die Mehrwertsteuerverordnung sieht vor, dass elektronisch aufbewahrte Daten und Informationen für den Vorsteuerabzug, die Steuererhebung oder den Steuerbezug verwendet werden können.

Der Bundesrat wurde vom Parlament beauftragt, weitere Entlastungsmöglichkeiten zu prüfen (Postulat 15.3122 de Courten). In seinem Bericht präsentiert er eine Liste von Dokumentations- und Archivierungsvorschriften auf Bundesebene. Bei 29 Vorschriften kündigt der Bundesrat Lockerungen oder Vereinfachungen an, welche sich bereits in der Umsetzung befinden oder realisiert werden sollen. So werden beispielsweise im Rahmen der Revision des Arbeitslosenversicherungsgesetzes die gesetzlichen Grundlagen geschaffen, dass die Formulare online eingereicht werden können.

Die Datenpolitik des Bundesrates kann hier ebenso einen Beitrag leisten wie auch die gemeinsame Stammdatenbewirtschaftung der Behörden. Die gemeinsame Stammdatenbewirtschaftung ist ein wichtiger Baustein zur Unterstützung der digitalen Transformation der Behörden. Stammdaten sind grundlegende Informationen zum Beispiel zu Personen, Unternehmen und Grundstücken. Solche Stammdaten sollen künftig nur einmal erfasst werden (Once-only Prinzip).

Quellen: Der Bundesrat - https://www.admin.ch/gov/de/start.html ¦ Eidgenössisches Departement für Wirtschaft, Bildung und Forschung - http://www.wbf.admin.ch