Kniffe, Tipps & Tricks · 02. Juni 2022

Wie könnt ihr mit durchdachtem Projektmanagement die Effizienz eures Unternehmens steigern?

DMZ – TIPPS ¦ Maya West ¦

Ein gut durchdachtes Projektmanagement ist das A und O eines effizienten Unternehmens. Es sorgt für mehr Planungssicherheit und Kontrolle und führt dazu, dass bestimmte Aufgaben effizienter und schneller durchgeführt werden können. Aber wie genau sieht so ein Projektmanagement eigentlich aus?

Die Ziele des Projektmanagements

Das Projektmanagement setzt sich aus unterschiedlichen Bereichen zusammen. Zunächst einmal solltet ihr euch über eure Ziele im Klaren sein. Was wollt ihr mit eurem Projekt erreichen?

Hierbei ist es natürlich wichtig, die Ausgangsbedingungen sowie die Voraussetzungen zu klären. Seid ihr euch dessen bewusst, kann es in einem zweiten Schritt an die Planung und Durchführung des Projektes gehen. Sorgt dafür, dass alle Beteiligten über die genauen Prozesse sowie über die verschiedenen Rollen in dem jeweiligen Projekt Bescheid wissen. So wird sichergestellt, dass alle über die jeweiligen Aufgaben informiert sind und folglich ein guter Überblick geschaffen wird. Außerdem sollten regelmäßige Statusberichte erstellt werden, um den Fortschritt des Projektes zu überblicken.

Auch hier gilt: Lieber zu viel als zu wenig! Scheut nicht davor, wirklich jedes Detail oder jedes aufkommende Problem zu dokumentieren. Im Endeffekt werdet ihr zu einem späteren Zeitpunkt über die genaue Buchführung froh sein. Denn so lässt sich verhindern, dass diese Probleme in Zukunft erneut aufkommen.

Tipps und Tricks bei der Planung

Die Planung kann gerade bei aufwändigeren Projekten relativ viel Zeit in Anspruch nehmen. Hier sei ganz klar gesagt: Nehmt euch diese Zeit! Besonders der Beginn eines jeden Projektes ist ausschlaggebend für dessen Erfolg. Wer hier versucht, Zeit zu sparen, wird im schlimmsten Fall mit drastischen Konsequenzen im weiteren Projektverlauf rechnen müssen. Eine gute Planung führt auch dazu, dass eure Mitarbeiter*innen motivierter und zuversichtlicher an ihre jeweiligen Aufgaben herangehen.

Setzt euch im Verlauf des Projektes bestimmte Meilensteine. So könnt ihr in regelmäßigen Abständen überprüfen, ob und inwiefern ihr in eurem festgelegten Zeitplan liegt. Mögliche Abweichungen des Ablaufes oder Probleme, die in diesem Abschnitt aufgetreten sind, können hierbei rechtzeitig festgestellt und behoben werden. So werden weitere Vorgänge nicht gefährdet!

Um ein Projekt erfolgreich zu managen, gibt es verschiedene Methoden, die angewendet werden sollten. Stellt zunächst sicher, dass ihr alle Einflüsse aus dem Umfeld - die euer Projekt in irgendeiner Form prägen könnten - kennt, um so mögliche Risiken abzuwägen. Eine detaillierte Projektstrukturierung hilft euch, alle wichtigen Inhalte zu überblicken, sodass diese nicht übersehen werden.

Macht euch zu Beginn des Projektes darüber Gedanken, inwiefern die einzelnen Aufgaben abhängig voneinander sind. Gegebenenfalls müssen zunächst bestimmte Aufgaben erledigt werden, bevor ihr euch um die anderen kümmern könnt. Um Chaos zu vermeiden, sollte dies im Vorhinein geklärt werden.

Wichtig: Das Budget im Auge behalten

Viele Projekte scheitern, da die benötigten Ressourcen nicht dem verfügbaren Budget des Unternehmens entsprechen. Schafft euch zunächst eine Übersicht, welche und wie viele Ressourcen ihr für die Realisierung eures Projektes benötigt und ob dies mit eurem vorhandenen Budget möglich ist.

Gerade wenn ihr mit eurem Unternehmen noch am Anfang steht, müssen solche Fragen geklärt werden, um ein frühzeitiges Scheitern zu verhindern. Stellt außerdem sicher, dass alle Aufgaben für euer Projekt in dem von euch gesetzten Zeitraum möglich sind. Gibt es Inhalte, welche zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt werden müssen? Dann überprüft, ob diese Inhalte in irgendeiner Weise abhängig von vorherigen Aufgaben sind und ob diese zeitgemäß erledigt werden können.

Effektiv kommunizieren

Wie in vielen anderen Bereichen, ist die Kommunikation auch beim Projektmanagement extrem wichtig. Stellt also sicher, dass diese ausreichend stattfindet, wodurch Missverständnisse, welche den Ablauf des Projektes gefährden könnten, rechtzeitig verhindert werden. Für ein effektives Projektmanagement ist aber nicht nur eine funktionierende Kommunikation von großer Bedeutung. Auch andere Soft-Skills sollten besonders bei der leitenden Projektführung vorhanden sein. Sie muss in der Lage sein, sich sowohl in andere Positionen hineinzuversetzen als auch Konflikte sachlich zu lösen.

Um ein Projekt erfolgreich führen zu können, sollte außerdem ein harmonisches Arbeitsklima in dem Unternehmen herrschen. Um dies zu erreichen, sollte der Fokus auf keinen Fall ausschließlich auf dem Projekt und den benötigten Ressourcen liegen. Auch ein vernünftiger Umgang mit den Mitarbeitenden ist von großer Bedeutung.

Ein angenehmes Arbeitsklima sorgt unter anderem für mehr Motivation und eine gewissenhaftere Ausführung bestimmter Aufgaben. Obendrein ist es wichtig, einen Ausgleich zwischen der Arbeit und der Freizeit zu finden. Langfristig gesehen wird ein Unternehmen, in dem wenig Wert auf eine ausgeglichene Work-Life-Balance gelegt wird, weniger effizient arbeiten können.

Die richtigen Tools für das Projektmanagement

Zu einem effizienten Projektmanagement gehören außerdem die richtigen Tools. Heutzutage setzen viele Unternehmen vermehrt auf eine digitale Unterstützung. Und das zurecht! Sie werden euch in vielen Bereichen das Leben um einiges erleichtern. Ob zur automatischen Erfassung von Arbeitsprozessen und Arbeitsschritten oder einer elektronischen Datenauswertung: Mit digitalen Programmen lassen sich diese Aufgaben sehr viel schneller erledigen! Somit können auch mögliche Risiken oder Probleme frühzeitig erkannt werden. Eine passende Software wie helloHQ kann in manchen Situationen ein echter Lebensretter sein.

Hierbei lohnt es sich, auf eine Software zu setzen, welche nicht großartige Vorkenntnisse verlangt. So können sich eure Mitarbeiter*innen leichter in die verschiedenen Tools hineinarbeiten, ohne dass es zu großen Zeitverlusten kommt.

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